มารู้จักกับ Benchmarking การเทียบเคียงสมรรถนะ

28 Oct

    สวัสดีครับ ห้องสมุดอยากเล่าถึงเรื่องราวที่น่าสนใจเกี่ยวกับการเทียบเคียงสมรรถนะ Benchmarking มานำเสนอซึ่งได้อ้างอิงจาก บทความของ  รศ.ดร. ชุลีรัตน์ จรัสกุลชัย ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายประกันคุณภาพ มก. ที่ได้เขียนอธิบายเกี่ยวกับ Benchmarking ได้อย่างชัดเจนและอ่านเข้าใจง่าย โดยมีรายละเอียดเนื้อหาดังนี้

    Benchmarking แปลตามพจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถานว่า การเทียบสมรรถนะ หรือ การเทียบเคียงสมรรถนะ และ มีรากศัพท์มานักสำรวจทางธรณีวิทยา ในเรื่องการสำรวจพื้นที่ เทียบเคียงกับเครื่องหมายที่ทำบนอาคาร หิน หรือ ผนัง และใช้เป็นจุดอ้างอิงในการวัดตำแหน่ง หรือ ความสูงของการสำรวจภูมิประเทศ
    ในการบริหารงานธุรกิจสมัยใหม่พิจารณาการเทียบเคียงสมรรถนะว่าเป็นกระบวนการเปรียบเทียบวิธีปฏิบัติที่มากกว่าค้นหากระบวนการในการพัฒนาโดยการเปรียบเทียบเฉพาะสถิติ หรือ มาตรฐานที่กำหนด การเทียบเคียงเป็นการค้นหาตนเอง ค้นหาวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดจากหน่วยงานอื่นที่กระบวนการคล้ายกัน และนำวิธีปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ของหน่วยงานอื่นมาประยุกต์ใช้ในหน่วยงานของตนเอง เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพและประสิทธิผล และการเทียบเคียงสมรรถนะจะเป็นกระบวนการต่อเนื่องไม่มีสิ้นสุด0052798
   
     ในการเทียบเคียงสมรรถนะจะมีตัววัด (Benchmark) ตัวบ่งชี้ ดัชนีชี้วัดประสิทธิภาพ (Key Performance Indicator) เช่น การจัดอันดับความสามารถของการแข่งขันของประเทศต่าง ๆ ทั่วโลกที่จัดโดย IMD (IMD, 2004) ซึ่งประกอบด้วยดัชนีชี้วัด 4 กลุ่มด้วยกันคือ ผลลัพธ์ทางเศรษฐกิจ (Economic Performance) ประสิทธิภาพของภาครัฐ (Government Efficiency) ประสิทธิภาพของธุรกิจ (Business Efficiency) สาธารณูปโภคพื้นฐาน (Infrastructure) ซึ่งจากข้อมูลปี 2004 ประสิทธิภาพของภาครัฐในการแข่งขันของประเทศไทยอยู่ในลำดับที่  20 (จาก 60 ประเทศ) ในปี พ.ศ. 2547 ตกจากปีที่แล้วสองระดับ (IMD, 2004)ในทางธุรกิจอาจจะเปรียบเทียบความเร็วในการให้บริการลูกค้า เช่น ธนาคาร A กำหนดเวลาในการให้บริการลูกค้านับจากเวลาที่ลูกค้าได้รับบัตรคิวไม่เกิน 30 นาที ในขณะที่อีกธนาคารหนึ่ง (B) กำหนดเวลาในการให้บริการลูกค้านับจากเวลาที่ลูกค้าได้รับบัตรคิวไม่เกิน 20 นาที  แสดงว่า ธนาคาร B ให้บริการที่ดีกว่า เป็นต้น
        ในการจัดการศึกษาจากแตกต่างจากระบบธุรกิจ ด้วยยังไม่มีแรงกดดันโดยตรงจากคู่แข็งขัน อย่างไรก็ตาม ปัจจัยต่าง ๆ ได้เปลี่ยนแปลงไปโดยเฉพาะการเปิดเสรีทางการค้า (FTA) และระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบาทเพิ่มมากขึ้นและทำให้โลกใบนี้เล็กลง ทำให้สถาบันการศึกษาต้องเตรียมพร้อมเพิ่มมากขึ้น การเทียบเคียงสมรรถนะจึงเป็นกระบวนการในการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ทั้งนี้สถาบันการศึกษาควรเลือกจะเปรียบเทียบสมรรถนะกับสถาบันการศึกษาที่มีวิสัยทัศน์ในแนวเดียวกัน โดยดัชนีวัดอาจเป็นบัณฑิตที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ หรือ จำนวนผลงานวิจัย อย่างไรก็ตามดัชนีหรือตัวชี้ที่แสดงถึงผลลัพธ์เป็นเพียงตัวเลขเท่านั้น สิ่งที่ได้จากกระบวนการเทียบเคียงสมรรถนะคือ การเรียนรู้วิธีปฏิบัติที่ดีจากฝ่ายหนึ่ง เพื่อนำผลการเรียนรู้มาปรับปรุงองค์กร
         การเทียบเคียงเพื่อค้นหาวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดนั้นต้องการทั้งงบประมาณในการศึกษาเทียบเคียง และที่สำคัญคือการเปิดใจกว้างและมีความคิดสร้างสรรค์ ความต้องในการเทียบเคียงสมรรถนะจะไปถึงระดับใดนั้นขึ้นอยู่กับความต้องการของสถาบันว่าจะต้องปรับปรุงไปถึงประดับใด เช่น เป็นสถาบันการศึกษาที่อยู่ในระดับ 1 ในห้าของสถาบันการศึกษาที่ดีที่สุดในประเทศไทย หรือ ต้องการให้เป็นสถาบันอุดมศึกษาที่อยู่ในระดับไม่เกิน 200 ของสถาบันการศึกษาทั่วโลก เป็นต้น

 ประเภทของการเทียบเคียงสมรรถนะ          

                 ดังที่กล่าวในเบื้องต้นแล้วว่า การเทียบเคียงเป็นคำที่ใช้ในการเทียบเคียงสมรรถนะในกิจกรรมต่าง ๆ วิธีการง่ายที่สุดคือการนำข้อมูลมาเทียบเคียงสมรรถนะ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่จะชี้นำในการปรับปรุง ทั้งนี้การใช้ข้อมูลภายในองค์กรเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะชี้นำเพียงพอในการปรับปรุงสมรรถนะ
steps

                จาก Patterson G. James (2003)  หรือ Alstete W. Jeffery, 1995 ได้จำแนกการเทียบเคียงไว้  4 ประเภท

  1. การเทียบเคียงภายใน (Internal Benchmarking) เป็นการเทียบเคียงระหว่างหน่วยงานภายใน สำหรับการประกันคุณภาพการศึกษาแล้ว การเทียบเคียงภายในโดยไม่ต้องมีข้อมูลมาตรฐานภายนอก เหมาะสำหรับมหาวิทยาลัยมีระบบการศึกษาหลายรูปแบบ หรือ มีหลายวิทยาเขต
  2. การเทียบเคียงเพื่อการแข็งขัน (Competitor Benchmarking) เป็นการเทียบเคียงกับคู่แข็งขัน และทำเพื่อมุ่งแข็งขันโดยเฉพาะในภาคอุตสาหกรรม และการเทียบเคียงสมรรถเพื่อการแข็งขันในรูปแบบนี้ต้องพึงระวัง เพราะคู่แข็งขันอาจชักนำไปในทางที่ผิดโดยให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง หรือไม่ได้ให้ข้อมูลทั้งหมด โดยปกติของการเทียบเคียงแบบนี้จะใช้วิธีการไปเยี่ยมชมสถานที่และใช้ความสังเกตในการแสวงหาข้อมูล
  3. การเทียบเคียงตามหน้าที่การงาน (Functional Benchmarking) เป็นการเทียบเคียงกระบวนการของหน่วยงานเรากับหน่วยงานอื่นที่มีกระบวนการคล้ายคลึงกัน ตัวอย่างเช่น ระบบการให้บริการของโรงแรม เช่น การจองห้องพัก ระบบบัตรอัจฉริยะ สามารถเทียบเคียงกับระบบการยืมคืนห้องสมุด
  4. การเทียบเคียงในความเป็นระดับโลก (World-Class Benchmarking) เป็นการเทียบเคียงกระบวนการที่เหมือน ๆ กันกับองค์การระดับโลก โดยไม่คำนึงว่าจะอยู่ในอุตสาหกรรม หรือ ธุรกิจประเภทเดียวกัน

ระเบียบวิธีในการการเทียบเคียง (Methodologies)

           ระเบียบวิธีในการเทียบเคียงมีผู้นำเสนอหลายรูปแบบ และสามารถสรุปได้เป็น 4 ขั้นตอนตามวงจรของ Deming  คือ PDCA (Plan-Do-Check-Act) ดังนี้

  1. ระยะวางแผนการศึกษา (Planning the Study) เป็นขั้นตอนในการเลือกกระบวนการที่จะศึกษา  กำหนดวัตถุประสงค์ ดัชนีหรือตัวบ่งชี้ที่ต้องการเทียบเคียง กำหนดวิธีในการวัด หรือ จะเทียบเคียงอะไร เทียบเคียงกับใคร
  2. ระยะรวบรวมข้อมูล (Collecting Process Data) ทำการรวบรวมข้อมูลทั้งข้อมูลปฐมภูมิ และ ข้อมูลทุติยภูมิขององค์ และขององค์กรอื่นที่ต้องการศึกษา ในกรณีที่ยังไม่มีข้อมูลขององค์กรอื่น ๆ สถาบันอาจตั้งมาตรฐานขององค์กรและทำการเทียบเคียงกับมาตรฐานที่ได้ตั้งไว้ ในการรวบรวมข้อมูลควรประกอบด้วยข้อมูลทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ และข้อมูลในการเทียบเคียงควรประกอบด้วยข้อมูลทั้งมหาวิทยาลัยทั้งภายในประเทศ และ ภายนอก
  3. ขั้นตอนการวิเคราะห์ข้อมูล ค้นหาสิ่งที่ต้องการพัฒนา หาจุดอ่อนที่ต้องพัฒนา หรือค้นหามาตรฐานเพื่อการเทียบเคียง
  4. การประยุกต์ผลการค้นพบกับหน่วยงาน (Adapting, Improving & Implementing Findings) อย่างไรก็ตาม เมื่อมาถึงขั้นของการประยุกต์หรือนำผลไปปรับปรุงไม่ใช่จุดสิ้นสุดของการเทียบเคียง

             ในทางปฏิบัติจำนวนขั้นตอนในการเทียบเคียงอาจมีแตกต่างกันบ้าง เช่นในระยะวางแผนอาจมีการแยกเป็นขั้นตอนย่อย ๆ เช่น กำหนดปัญหา กำหนดว่าต้องการเทียบเคียงอะไร เทียบเคียงอย่างไร และเทียบเคียงกับใคร

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: